Если ответчик доказал, что задержка вагонов произошла не по его вине, суд отказывает во взыскании неустойки. Например, судами учитываются такие ситуации: вагон прибыл на станцию погрузки в неисправном техническом состоянии (неисправность ходовых частей, повреждения вагона); вагон оказался коммерчески непригоден для загрузки (загрязнен остатками груза, заражён вредителями); либо сам истец (оператор) не обеспечил своевременную отправку/уборку вагонов. В подобных случаях при наличии подтверждающих актов (форма ГУ-23, ВУ-25 и др.), переписки и уведомлений, арбитраж отказывает во взыскании штрафа за простой.
При доказанном наличии форс-мажора суд освобождает ответчика от ответственности за период действия чрезвычайных обстоятельств. Например, если простаивание вагонов связано с официально признанными чрезвычайными событиями (стихийное бедствие, чрезвычайное положение, военные действия) или введенными государством/перевозчиком ограничениями, начисление неустойки за этот период неправомерно. На практике суды исключают такой период из расчета неустойки или отказывают во взыскании штрафа полностью, если простой произошёл исключительно из-за форс-мажора и ответчик не мог его предотвратить. Важным условием является представление надлежащих доказательств: справок и заключений уполномоченных органов, телеграмм о конвенционных запретах и пр.
Суды вправе уменьшить неустойку, если признают ее размер явно несоразмерным последствиям нарушения. Чтобы убедить суд в несоразмерности, ответчик должен представить аргументы и
доказательства: например, показать, что размер штрафа существенно превышает обычный уровень в аналогичных договорах или явно несопоставим с потенциальными убытками истца. Судебная практика знает множество случаев, когда заявленная неустойка снижалась в разы. Так, суд может учесть снижение оборота вагонов у истца, отсутствие значительных убытков с его стороны, чрезмерно высокий договорной процент штрафа и т.д., и на этой базе сократить сумму взыскания до разумного предела.